Tietosuojaseloste

Huoneistokeskus Oy:n toiminta edellyttää tiettyjen henkilötietojen keräämistä asiakkaista. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten näitä asiakkaiden henkilötietoja käsitellään Huoneistokeskus Oy:ssä sekä Huoneistokeskus-ketjussa. Seloste toimii myös henkilötietolain mukaisena tietosuojaselosteena Huoneistokeskus Oy:n asiakasrekisteristä.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY HUONEISTOKESKUS-KETJUSSA 

Huoneistokeskus-ketjun kiinteistönvälittäjät toimivat Huoneistokeskuksen toimipisteissä joko Huoneistokeskus Oy:n omina työntekijöinä tai itsenäisinä, omalla y-tunnuksella toimivina yrittäjinä (”Partner-yrittäjät”). Huoneistokeskuksen toimipiste voi olla myös kokonaan franchising-yrittäjän omistama itsenäinen yhtiö (”Franchising-yritys”), jonka palveluksessa kyseisen toimipisteen kiinteistönvälittäjät toimivat.

Riippumatta siitä, minkä Huoneistokeskus-ketjun yrityksen kanssa asiakas toimii, on asiakkaalla (”Rekisteröity”) aina asiakassuhde myös Huoneistokeskus Oy:öön, joka on päävastuussa Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelystä Huoneistokeskus-ketjussa. Huoneistokeskus Oy toimii siis kaikkien Rekisteröityjen henkilötietojen osalta tietosuojalainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä (”Rekisterinpitäjä”).

Partner-yrittäjät ja Franchising-yritykset (yhdessä ”Muut Huoneistokeskus-ketjuun kuuluvat yritykset”) ovat lisäksi kaikkiin omiin toimeksiantoihinsa liittyvien henkilötietojen osalta aina itsenäisiä rekisterinpitäjiä, vaikka tietoja teknisesti säilytetäänkin Huoneistokeskus Oy:n tietojärjestelmissä. Jokaisella Partner-yrittäjällä ja Franchising-yrityksellä on oma henkilötietojen käsittelyä koskeva tietosuojaseloste:

https://huoneistokeskus.fi/tietosuojaseloste/tietosuojaseloste-partner-franchising/.

Huoneistokeskus Oy vastaa aina Huoneistokeskus-ketjuun kuuluvien yritysten ketjuohjauksesta. Huoneistokeskus Oy:n sekä Partner-yrittäjien ja Franchising-yritysten välillä tehdyissä sopimuksissa on sovittu tarkemmin Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelystä ja niihin liittyvistä velvollisuuksista.

REKISTERINPITÄJÄ 

Huoneistokeskus Oy (y-tunnus 1831315-2) 
Valimotie 9-11 
00380 Helsinki 

Huoneistokeskus-ketjun yhteinen tietosuoja-asioita koskeva sähköpostiosoite: 
tietosuoja@huoneistokeskus.fi

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS 

Huoneistokeskus Oy käsittelee Rekisteröityjen henkilötietoja erityisesti asiakkuuteen liittyvän sopimussuhteen sekä muuhun tähän verrattavissa olevaan asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitamiseen, hallinnointiin ja palveluiden tuottamiseen sekä asiakasviestintään, myös sähköisesti. Henkilötietoja saatetaan käsitellä myös reklamaatioiden hoitamiseksi.

Henkilötietoja voidaan käsitellä myös Huoneistokeskus Oy:n liiketoiminnan, palveluiden ja asiakaskokemuksen kehittämiseen, suunnitteluun ja analysointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin.

Rekisteröityjen henkilötietoja voidaan käsitellä Huoneistokeskus Oy:n sekä Muiden Huoneistokeskus-ketjuun kuuluvien yritysten markkinointiin sekä suoramarkkinointiin, myös sähköisesti. Rekisteröidyille tarjottavia palveluita, viestintää ja markkinointiviestejä voidaan kohdentaa Rekisteröidyn toimintojen, kiinnostuksen kohteiden ja rekisterin ulkopuolisten tietosisältöjen analysoinnin perusteella luotuja profiileja hyödyntäen.

KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT JA NIIDEN KÄSITTELYPERUSTEET

Välitystoimeksiannot

Huoneistokeskus Oy harjoittaa kiinteistönvälitystoimintaa. Välitystoimeksiantojen hoitaminen ja välitystoimintaa säätelevät lait edellyttävät, että Rekisteröidyistä kerätään ja käsitellään mm. alla eriteltyjä henkilötietoja (luettelo ei ole tyhjentävä):

Nimi, syntymäaika, henkilötunnus, osoite, aiempi osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asiointikieli, tieto poliittisesta vaikutusvallasta (ns. politically exposed person ”PEP”), tieto kuuluuko asiakas kansainväliselle pakotelistalle, tieto kuuluuko asiakas kansalliselle jäädytyslistalle (KRP:n ylläpitämä julkinen luettelo jäädyttämispäätöksistä), henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan tunnistetiedot tai sen jäljennös, holhous- tai edunvalvontatieto, välitettävää kohdetta koskevat tiedot, ammatti, työsuhteen kesto, talouden muoto, tulotiedot, luottotiedot, ostotarjoukseen ja sen hyväksymiseen liittyvät tiedot, vuokrasopimuksen tai kauppakirjan sisältämät tiedot, selvitys varojen alkuperästä sekä asiakkaan antamat muut mahdolliset tiedot, jotka ovat tarpeen välitystehtävän suorittamiseksi.

Välitystoimeksiantojen osalta Rekisteröityjä ovat myyjät, ostajat ja ostajaehdokkaat sekä vuokranantajat, vuokralaiset ja vuokratilan hakijat. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Rekisteröidyn ja Huoneistokeskus Oy:n tai Muun Huoneistokeskus-ketjuun kuuluvan yrityksen välinen sopimussuhde sekä Huoneistokeskus Oy:n lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen. Huoneistokeskus Oy voi välitystoimeksiannon hoitamiseen sisältyvän valvontavelvollisuutensa perusteella kerätä esittelyssä käyvien henkilöiden nimet ja yhteystiedot (puhelinnumero ja sähköpostiosoite).

Huoneistokeskus Oy käsittelee välitystoimeksiantojen yhteydessä myös välitettävään kohteeseen liittyviä henkilötietoja, kuten asunto-osakeyhtiöiden isännöitsijöiden ja hallitusten jäsenten nimiä ja yhteystietoja. Näiden tietojen käsittelyn perusteena on lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen. Lisäksi välitystoimeksiantoihin liittyviin reklamaatioihin voi sisältyä henkilötietoja, joiden käsittely perustuu Huoneistokeskus Oy:n oikeutettuun etuun.

Uudiskohteiden myyntiprosessin yhteydessä Huoneistokeskus Oy kerää uudiskohteiden ennakkovarauksiin liittyen asiakkaiden henkilötietoja. Asiakkaista kerätään tunnistamis- ja yhteystietoja, kuten nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero sekä muita asiakkaan tunnistamiseksi tarpeellisia tietoja. Henkilötietojen käsittely perustuu tällöin Huoneistokeskus Oy:n ja asiakkaan väliseen sopimukseen.

Markkinointi

Huoneistokeskus Oy kerää ja käsittelee henkilötietoja myös markkinointia varten. Rekisteröidyt, joiden tietoja käsitellään markkinointia varten, ovat Huoneistokeskus Oy:n kuluttaja- ja yritysasiakkaita sekä potentiaalisia asiakkaita. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Huoneistokeskus Oy:n tuotteiden ja palveluiden markkinointi ja niistä viestiminen lähettämällä markkinointiviestejä, tiedotteita ja uutiskirjeitä Rekisteröidyille.

Kuluttaja-asemassa olevien Rekisteröityjen osalta käsiteltäviä henkilötietoja ovat oleelliset tunnistamis- ja yhteystiedot (nimi, sähköposti ja puhelinnumero). Yritysasiakkaisiin liittyvien Rekisteröityjen osalta käsiteltävät henkilötiedot sisältävät myös pääasiassa tunnistamis- ja yhteystiedot, mutta myös liittymätiedot yritysasiakkaaseen (yhteyshenkilön tai edustajan nimi, asema yrityksessä, sähköpostiosoite ja puhelinnumero).

Kohdennetussa markkinointiviestinnässä Huoneistokeskus Oy voi tehdä profilointia Rekisteröidyn verkkokäyttäytymisen perusteella, mutta Rekisteröityihin ei kohdisteta automaattisen päätöksenteon toimenpiteitä näihin perustuen.

Kuluttaja-asemassa olevien Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyperusteena on Rekisteröidyn antama suostumus. Rekisteröidyllä on aina oikeus perua suostumuksensa, jos hän ei halua enää vastaanottaa markkinointia. Yritysasiakkaisiin liittyvien Rekisteröityjen osalta henkilötietojen käsittelyperusteena on oikeutettu etu. Huoneistokeskus Oy:n oikeutettuna etuna on markkinoida palveluitaan ja tuotteitaan näkyvyyden kasvattamiseksi sekä myynnin parantamiseksi.

Lakiin perustuva käsittely

Tietyissä tapauksissa henkilötietojen kerääminen ja käsittely voi perustua myös suoraan lakiin (esim. rahanpesun estämistä koskeva lainsäädäntö). Rekisteröidyn tuntemistietoja ja muita henkilötietoja voidaan lain mukaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen, paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattamista varten.

HENKILÖTIETOJEN TIETOLÄHTEET

Huoneistokeskus Oy saa käsittelemänsä henkilötiedot pääsääntöisesti Rekisteröidyiltä itseltään. Tietoja voidaan kerätä myös viranomaislähteistä (esim. kaupparekisteristä) ja ulkopuolisen palveluntuottajan rekistereistä (esim. luottotietojen tarkistus Suomen Asiakastieto Oy:stä). Lisäksi henkilötietoja kerätään Muiden Huoneistokeskus-ketjuun kuuluvien yritysten toiminnan kautta. Henkilötietoja voidaan kerätä myös Rekisteröidyn päätelaitteista evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla.

Huoneistokeskus Oy:llä välitettävänä olevien kohteiden osalta tietoja saadaan mm. asunto-osakeyhtiöiden edustajilta (esim. isännöitsijäntodistus, tilinpäätöstiedot) ja viranomaisrekistereistä (esim. lainhuutorekisteri).

Yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden tietoja saadaan lisäksi julkisista lähteistä, kuten yrityksen omilta internetsivuilta. Yritysten yhteystietoja voidaan hankkia myös niitä tarjoavilta yrityksiltä.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄT JA TIETOJEN LUOVUTTAMINEN

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Muille Huoneistokeskus-ketjuun kuuluville yrityksille toimeksiantojen ja Rekisteröityjen pyytämien muiden palveluiden toteuttamiseksi sekä muihin henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kanssa yhdenmukaisiin tarkoituksiin. Muut Huoneistokeskus-ketjuun kuuluvat yritykset käsittelevät henkilötietoja Huoneistokeskus Oy:n antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Jokaisella Muulla Huoneistokeskus-ketjuun kuuluvalla yrityksellä on myös oma henkilötietojen käsittelyä koskeva tietosuojaseloste.

Huoneistokeskus Oy käyttää palveluidensa tuottamisessa erilaisia palveluntuottajia (”Käsittelijöitä”). Käsittelijät käsittelevät henkilötietoja vain Huoneistokeskus Oy:n ja Käsittelijän välillä solmitun sopimuksen perusteella ja Huoneistokeskus Oy:n määrittämiin, tämän tietosuojaselosteen mukaisiin käyttötarkoituksiin Huoneistokeskus Oy:n antamien ohjeiden mukaisesti. Henkilötietojen Käsittelijät tuottavat Huoneistokeskus Oy:lle esim. asiakkuudenhallintaa ja myyntiä koskevia järjestelmiä sekä muita tietojenkäsittelypalveluita.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös esim. perintätoimistolle saatavien perimiseksi. Lisäksi oikeudellisen vaatimuksen esittäminen tai sellaista vastaan puolustautuminen saattaa edellyttää henkilötietojen luovuttamista vakuutusyhtiölle tai oikeudelliselle neuvonantajalle.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa välitystoimintaa valvovalle viranomaiselle (Lupa- ja valvontavirasto) tai muulle viranomaistaholle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Välitystoimeksiantojen hoitaminen edellyttää myös, että tietoja luovutetaan toimeksiannon vastapuolelle lainsäädännön vaatimusten ja Hyvän Välitystavan mukaisesti. Huoneistokeskus voi luovuttaa tietoja myös Maanmittauslaitokselle.

Toteutuneita kauppoja koskevia tietoja voidaan luovuttaa Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto (KVKL) ry:lle, jossa tiedot tallennetaan KVKL:n hintaseurantapalveluun (HSP). HSP:n tietosuojaseloste on saatavilla osoitteesta www.hintaseurantapalvelu.fi/tietosuoja.

Rekisteröityjen yhteystietoja voidaan lisäksi luovuttaa Huoneistokeskus Oy:n valikoiduille yhteistyökumppaneille sellaisiin markkinointitarkoituksiin, jotka tukevat henkilötietojen käsittelyn tarkoitusta.

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia sekä EU:n ja Yhdysvaltojen välistä tietosuojakehystä (EU-US Data Privacy Framework).

HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAJAT

Rekisteröityjen henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin se käsittelyn tarkoituksen mukaisesti on tarpeellista.

Toimeksiantoihin liittyvät henkilötiedot säilytetään sopimussuhteen ajan sekä sen päättymisen jälkeen niin pitkään kuin lakisääteisten velvoitteiden, asiakassuhteen ja mahdollisten oikeudellistentoimenpiteiden hoitamisen vuoksi on tarpeen, korkeintaan kuitenkin kymmenen vuoden ajan toimeksiannon päättymisestä. Esittelyssä käyneiden henkilöiden henkilötiedot hävitetään viimeistään 12 kuukauden kuluttua kohteen toimeksiannon päättymisestä, ellei perusteita pidemmälle säilytysajalle ole.

Asiakaspalautteet ja reklamaatiot säilytetään, kunnes kyseinen palaute tai reklamaatio on käsitelty tai niin pitkään kuin on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi.

HENKILÖTIETOJEN SUOJAUS

Henkilötiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

Paperinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa. Sähköinen aineisto suojataan teknisin toimenpitein ja käyttöoikeudet järjestelmiin myönnetään vain niille henkilöille, joille se on työnsä tai tehtävänsä puolesta tarpeen. Huoneistokeskus Oy:n ja Muiden Huoneistokeskus-ketjuun kuuluvien yritysten henkilöstöä sitoo salassapitovelvollisuus ja henkilöstöä koulutetaan ja ohjeistetaan henkilötietojen lainmukaisesta käsittelystä säännöllisesti.

REKISTERÖITYJEN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitteleekö Rekisterinpitäjä häntä koskevia henkilötietoja. Mikäli tietoja käsitellään, on Rekisteröidyllä oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos henkilötiedoissa on puute, virhe tai muu epätarkkuus tai mikäli tieto on vanhentunut, on Rekisteröidyllä oikeus pyytää tietojensa oikaisemista.

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn suostumukseen tai sopimussuhteeseen, Rekisteröidyllä on oikeus saada Rekisterinpitäjälle toimittamansa itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Tämä oikeus koskee vain automaattisesti käsiteltäviä henkilötietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus tietyissä tilanteissa rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä. Tämä oikeus on esim. tilanteessa, jossa Rekisteröity kiistää henkilötietojensa oikeellisuuden tai käsittelyn lainmukaisuuden. Tällöin käsittelyä rajoitetaan tietojen oikeellisuuden ja käsittelyn lainmukaisuuden varmistamisen ajaksi.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista. Kyseinen oikeus tulee kyseeseen vain, jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta eikä tietoja tarvitse säilyttää lain perusteella. Tietoja ei siis ole mahdollista poistaa sinä aikana, kun niiden säilyttämiselle on lainmukainen peruste.

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn suostumukseen, on Rekisteröidyllä milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli käsittely perustuu Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Rekisteröidyllä on myös aina oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi) mikäli Rekisteröity katsoo, ettei Rekisterinpitäjä täytä velvoitteitaan rekisterinpitäjänä tai ei muutoin noudata sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tätä tietosuojaselostetta on viimeksi päivitetty 18.5.2026.