Sekretesspolicy

Huoneistokeskus Oy:s affärsverksamhet förutsätter att företaget samlar in vissa personuppgifter om sina kunder. Då är Huoneistokeskus en sådan personuppgiftsansvarig som avses i dataskyddslagstiftningen. Syftet med detta dokument är att informera de registrerade om behandlingen av deras personuppgifter.

REGISTERANSVARIG
Huoneistokeskus Oy (FO-nummer 1831315-2)

Kundregister

Huoneistokeskus har ett kundregister som innehåller personuppgifter som används för skötsel av avtalsförhållanden och tillhandahållande av tjänster. Kundregistret innehåller personuppgifter om kunder, till exempel namn, e-postadress och telefonnummer. Den rättsliga grunden för att behandla personuppgifter är då fullgörandet av avtalet.

Personuppgifter kan också komma att behandlas för att hantera klagomål, varvid behandlingen baseras på Huoneistokeskus berättigade intresse. Huoneistokeskus anser sig ha ett berättigat intresse av att behandla personuppgifter för att hantera klagomål och för att kontakta kunden i klagomålssituationer.

Uppdragsregister

Huoneistokeskus bedriver fastighetsförmedling. De lagar som reglerar skötseln av förmedlingsuppdrag och förmedlingsverksamheten (inkl. penningtvättslagen) förutsätter insamling och behandling av vissa personuppgifter. Registrerade är säljare, köpare och potentiella köpare samt hyresgäster, hyresgäster och sökande av hyreslokaler. Grunden för behandling av personuppgifter är ett avtalsförhållande mellan kunden och Huoneistokeskus samt iakttagande av lagstadgade skyldigheter.

Namn, födelsedatum, personbeteckning, adress, tidigare adress, telefonnummer, e-postadress, kommunikationsspråk, uppgift om huruvida den registrerade är en person i politiskt utsatt ställning (s.k. politically exposed person, PEP), identifierare om eller kopia av den handling som använts för autentisering av identiteten, uppgift om huruvida den registrerade har omyndigförklarats eller förordnats en intressebevakare, övriga uppgifter som ingår i uppdragsavtalet, uppgifter om förmedlingsobjektet, yrke, anställningens varaktighet, hushållstyp och antalet personer som flyttar in i bostaden, uppgift om sällskapsdjur, inkomstuppgifter, övriga uppgifter som ingår i ansökan om hyresbostad, kreditupplysningar, uppgifter om köpeanbud och dess godkännande, uppgifter som ingår i hyresavtalet eller köpebrevet, uppgifter om hyresdeposition, utredning av ursprunget till medlen samt övriga eventuella uppgifter som den registrerade har lämnat och som behövs för att utföra förmedlingsuppdraget.

Uppdragsregistret innehåller även personuppgifter som rör förmedlingsobjektet, till exempel namn på och kontaktuppgifter till ett bostadsaktiebolags disponent och styrelsemedlemmar. Grunden för behandling av dessa uppgifter är uppfyllande av lagstadgade uppgifter. Dessutom innehåller registren eventuella klagomål om förmedlingsuppdrag inklusive de personuppgifter som ingår i dessa, varvid behandlingen grundar sig på berättigat intresse. Huoneistokeskus anser sig ha ett berättigat intresse av att behandla personuppgifter för att hantera klagomål och för att kontakta kunden i klagomålssituationer.

Till uppdragsregistret hör även ett förhandsreserveringsregister för nybyggen, och personuppgifterna i detta används vid försäljning av nybyggen. Förhandsreserveringsregistret för nybyggen innehåller personuppgifter om kunder, till exempel namn, e-postadress och telefonnummer. Registret kan även innehålla andra uppgifter som behövs för att identifiera kunden. Behandlingen av personuppgifter baseras på avtalet mellan Huoneistokeskus och kunden.

I riktad marknadskommunikation utför vi profilering utifrån ditt beteende online, men vi riktar oss inte mot dig med automatiska beslutsåtgärder baserade på personuppgifter.

Retta marknadsföringsregister

Retta – Sekretesspolicy för marknadsföring

Varifrån inhämtar Huoneistokeskus personuppgifter?

Uppgifter inhämtas i regel från den registrerade själv. Uppgifter kan även inhämtas från myndighetskällor, till exempel handelsregistret. Uppgifter om företagskunders kontaktpersoner inhämtas dessutom från offentliga källor, till exempel företagets webbplats.

Från uppdragsgivare inhämtas uppgifter i samband med att uppdragsavtal ingås, från hyresbostadssökande genom hyresansökan, från hyresgäster i samband med att hyresavtal ingås och från köpare i samband med att köpeanbud eller köpebrev görs. När det gäller förmedlingsobjekt inhämtas dessutom uppgifter till exempel från en representant för bostadsaktiebolaget (t.ex. disponentintyg, bokslutsuppgifter) eller ur myndighetsregister (t.ex. lagfartsregister). Kreditupplysningar kan kontrolleras i en utomstående tjänsteleverantörs register (t.ex. Suomen Asiakastieto Oy).

Personuppgifter kan även inhämtas eller uppdateras via Retta-koncernens övriga personuppgiftssystem, samarbetspartners register samt från företag och myndigheter som tillhandahåller personuppgifter.

Personuppgiftsbiträden och utlämnande av uppgifter till tredje part

Huoneistokeskus använder olika tjänsteleverantörer och därmed personuppgiftsbiträden när de tillhandahåller tjänster till sina kunder, till exempel kundhanterings- och försäljningssystemet.

Personuppgifter kan lämnas ut inom Retta Group-koncernen enligt behov. 

Personuppgifter kan lämnas ut till en inkassobyrå för indrivning av fordringar. Dessutom kan framställan eller försvar av rättsliga anspråk förutsätta utlämnande av personuppgifter till ett försäkringsbolag eller ett juridiskt ombud.

Uppgifter ur förmedlingsuppdragsregister kan lämnas ut till tillsynsmyndigheten (Regionförvaltningsverket) eller andra myndigheter på det sätt som krävs i lagstiftningen. Skötsel av förmedlingsuppdrag förutsätter också att uppgifter lämnas ut till motparten i uppdraget enligt kraven i lagstiftningen och god förmedlingssed. Huoneitokeskus lämnar också över uppgifter till Lantmäteriverket vid fastighetsaffärer.

Uppgifter om genomförda affärer kan lämnas ut till Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto ry (KVKL), där uppgifterna sparas i KVKL:s prisuppföljningstjänst (HSP).

Uppgifter lämnas i regel inte ut utanför EU eller EES.

Hur länge förvaras personuppgifter?

Personuppgifterna i kundregistret förvaras under avtalsförhållandet och efter att det upphört så länge det är nödvändigt för eventuella rättsliga åtgärder och skötsel av juridiska åtaganden och kundrelationen, högst dock i sju år.

Enligt lagstiftningen ska sådana personuppgifter som ingår i förmedlingsuppdragsregister förvaras i fem år från det att uppdraget har upphört. Därefter förvaras uppgifterna så länge det är nödvändigt för eventuella rättsliga åtgärder.

Kundfeedback och reklamationer förvaras tills den aktuella feedbacken eller reklamationen har behandlats eller så länge det är nödvändigt för eventuella rättsliga åtgärder.

Hur skyddas uppgifterna?

Uppgifterna skyddas genom lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Pappersmaterial förvaras i ett låst utrymme. Elektroniskt material skyddas genom tekniska åtgärder, och åtkomsträttigheter till systemen beviljas endast de personer för vilka det är nödvändigt med hänsyn till deras arbete eller uppgifter. Huoneistokeskus personal har tystnadsplikt. Personalen utbildas och handleds i lagenlig behandling av personuppgifter.

Även av eventuella externa personuppgiftsbiträden, som inte hör till Retta Group-koncernen, förutsätts lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder samt åtagande om sekretessplikt.

Vilka är den registrerades rättigheter?

Den registrerade har rätt att få bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör honom eller henne behandlas av den personuppgiftsansvarige. Om uppgifter behandlas har den registrerade rätt att få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Den registrerade har rätt att få ofullständiga, felaktiga eller föråldrade personuppgifter som rör honom eller henne rättade.

Om behandlingen av personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke eller avtalsförhållande, har den registrerade rätt att få ut de personuppgifter som rör honom eller henne och som han eller hon har tillhandahållit den personuppgiftsansvarige i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format samt rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Denna rätt gäller endast om behandlingen av personuppgifter sker automatiserat.

Den registrerade har rätt att under vissa omständigheter begränsa behandlingen av personuppgifter. Denna rätt gäller till exempel i en situation där den registrerade bestrider personuppgifternas korrekthet eller att behandlingen är laglig. Då begränsas behandlingen under den tid som behövs för att kontrollera att uppgifterna är korrekta och behandlingen laglig.

Den registrerade har rätt att få sina personuppgifter raderade. Denna rättighet är relevant endast om personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål för vilka de samlats in, det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen och uppgifterna inte behöver förvaras enligt lag. Uppgifter kan med andra ord inte raderas så länge det finns en rättslig grund för förvaring av dem.

Om behandlingen av personuppgifter grundar sig enbart på den registrerades samtycke har den registrerade rätt att när som helst återkalla sitt samtycke. Den registrerade har dessutom rätt att invända mot behandling av personuppgifter som avser honom eller henne, om behandlingen grundar sig på den personuppgiftsansvariges berättigade intresse.

Den registrerade har också rätt att lämna in klagomål till Dataombudsmannen (www.tietosuoja.fi), om den personuppgiftsansvarige inte uppfyller sina skyldigheter som personuppgiftsansvarig eller i övrigt inte iakttar den tillämpliga dataskyddslagstiftningen.

Vid frågor gällande behandling av personuppgifter och de registrerades rättigheter ber vi dig ta kontakt per e-post. Innan vi lämnar ut uppgifterna kontrollerar vi personens identitet.

Denna sekretesspolicy uppdaterades senast den 1 september 2023