Tietosuojaseloste

Huoneistokeskus Oy:n (”Huoneistokeskus”) liiketoiminta edellyttää, että se kerää asiakkaistaan tiettyjä henkilötietoja. Tällöin Huoneistokeskus toimii tietosuojalainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä. Tämän dokumentin tarkoituksena on informoida rekisteröityjä heidän henkilötietojensa käsittelystä.

REKISTERINPITÄJÄ
Huoneistokeskus Oy (y-tunnus 1831315-2)

Asiakasrekisteri

Huoneistokeskuksella on asiakasrekisteri, jonka sisältämiä henkilötietoja käytetään asiakkaan ja Huoneistokeskuksen välisen sopimussuhteen hoitamiseen ja palveluiden tuottamiseen. Asiakasrekisterit sisältävät asiakkaan yhteystiedot kuten nimen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron. Oikeusperuste henkilötietojen käsittelyksi on tällöin sopimuksen täytäntöönpano.

Henkilötietoja saatetaan käsitellä myös reklamaatioiden käsittelemiseksi, jolloin käsittely perustuu Huoneistokeskuksen oikeutettuun etuun. Huoneistokeskus katsoo, että sillä on oikeutettu etu käsitellä henkilötietoja reklamaatioiden hoitamiseksi ja asiakkaan kontaktoimiseksi reklamaatiotilanteissa.

Toimeksiantorekisteri

Huoneistokeskus harjoittaa kiinteistönvälitystoimintaa. Välitystoimeksiantojen hoitaminen ja välitystoimintaa säätelevät lait (ml. rahanpesulaki) edellyttävät alla eriteltyjenhenkilötietojen keräämistä ja käsittelyä rekisteröidyistä. Rekisteröityjä ovat myyjät, ostajat ja ostajaehdokkaat sekä vuokranantajat, vuokralaiset ja vuokratilan hakijat. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on asiakkaan ja Huoneistokeskuksen välinen sopimussuhde sekä Huoneistokeskuksen lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen.

Nimi, syntymäaika, henkilötunnus, osoite, aiempi osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asiointikieli, tieto poliittisesta vaikutusvallasta (ns. politically exposed person ”PEP”), tieto kuuluuko asiakas kansainväliselle pakotelistalle, tieto kuuluuko asiakas kansalliselle jäädytyslistalle (KRP:n ylläpitämä julkinen luettelo jäädyttämispäätöksistä), henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan tunnistetiedot tai sen jäljennös, holhous- tai edunvalvontatieto, välitettävää kohdetta koskevat tiedot, ammatti, työsuhteen kesto, talouden muoto, tieto lemmikkieläimistä, tulotiedot, vuokra-asuntohakemuksen sisältämät muut tiedot, luottotiedot, ostotarjoukseen ja sen hyväksymiseen liittyvät tiedot, vuokrasopimuksen tai kauppakirjan sisältämät tiedot, selvitys varojen alkuperästä sekä asiakkaan antamat muut mahdolliset tiedot, jotka ovat tarpeen välitystehtävän suorittamiseksi.

Toimeksiantorekisteri sisältää myös välitettävään kohteeseen liittyviä henkilötietoja, kuten asunto-osakeyhtiön isännöitsijän ja hallitusten jäsenten nimet ja mahdolliset yhteystiedot. Näiden tietojen käsittelyn perusteena on lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen. Lisäksi rekisterit sisältävät mahdolliset välitystoimeksiantoihin liittyvät reklamaatiot niiden sisältämine henkilötietoineen, jolloin käsittely perustuu Huoneistokeskuksen oikeutettuun etuun. Huoneistokeskus katsoo, että sillä on oikeutettu etu käsitellä henkilötietoja reklamaatioiden hoitamiseksi ja asiakkaan kontaktoimiseksi reklamaatiotilanteissa.

Toimeksiantorekisteriin kuuluu myös uudiskohteiden ennakkovarausrekisteri, jonka sisältämiä henkilötietoja käytetään uudiskohteiden myyntiprosessissa. Uudiskohteiden ennakkovarausrekisterit sisältävät asiakkaan henkilötiedot kuten nimen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron. Rekisteri voi sisältää myös muita asiakkaan tunnistamiseksi tarpeellisia tietoja. Henkilötietojen käsittely perustuu Huoneistokeskuksen ja asiakkaan väliseen sopimukseen.

Kohdennetussa markkinointiviestinnässä teemme profilointia verkkokäyttäytymisesi perusteella, mutta emme kohdista sinuun automaattisen päätöksenteon toimenpiteitä henkilötietoihin perustuen.

Retta-konserni – markkinoinnin tietosuojaseloste

Retta-konserni – markkinoinnin tietosuojaseloste

Mistä Huoneistokeskus saa henkilötiedot?

Tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään. Tietoja voidaan kerätä myös viranomaislähteistä, kuten kaupparekisteristä. Yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden tietoja saadaan lisäksi julkisista lähteistä, kuten yrityksen omilta internetsivuilta.

Toimeksiantajalta saadaan tietoja toimeksiantosopimuksen tekemisen yhteydessä, vuokra-asunnon hakijalta vuokrahakemuksesta, vuokralaiselta vuokrasopimuksen tekemisen yhteydessä ja ostajalta ostotarjouksesta tai kauppakirjan tekemisen yhteydessä. Lisäksi välityskohteen osalta tietoja saadaan esimerkiksi asunto-osakeyhtiön edustajalta (esim. isännöitsijäntodistus, tilinpäätöstiedot) tai viranomaisrekistereistä (esim. lainhuutorekisteri). Luottotiedot voidaan tarkistaa ulkopuolisen palveluntuottajan rekistereistä (esim. Suomen Asiakastieto Oy).

Henkilötietoja voidaan kerätä tai päivittää myös muista Retta -konsernin järjestelmistä, yhteistyökumppaneiden rekistereistä sekä henkilötietoja tarjoavilta yrityksiltä ja viranomaisilta.

Henkilötietojen käsittelijät ja tietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille

Huoneistokeskus käyttää erilaisia palveluntuottajia ja siten henkilötietojen käsittelijöitä tuottaessaan palveluja asiakkailleen, esimerkiksi asiakkuudenhallinta- ja myyntijärjestelmää.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Retta Group -konsernin sisällä liiketoiminnan kehittämiseksi.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa perintätoimistolle saatavan perimiseksi. Lisäksi oikeudellisen vaatimuksen esittäminen tai sellaista vastaan puolustautuminen saattaa edellyttää henkilötietojen luovuttamista vakuutusyhtiölle tai oikeudelliselle neuvonantajalle.

Välitystoimeksiantorekistereiden tietoja voidaan luovuttaa välitystoimintaa valvovalle viranomaiselle (Aluehallintovirasto) tai muulle viranomaistaholle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Välitystoimeksiantojen hoitaminen edellyttää myös, että tietoja luovutetaan toimeksiannon vastapuolelle lainsäädännön vaatimusten ja Hyvän Välitystavan mukaisesti. Huoneistokeskus luovuttaa myös kiinteistökaupoissa tiedot Maanmittauslaitokselle.

Toteutunutta kauppaa koskevia tietoja voidaan luovuttaa Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto (KVKL) ry:lle, jossa tiedot tallennetaan KVKL:n hintaseurantapalveluun (HSP).

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Asiakasrekistereiden sisältämät henkilötiedot säilytetään sopimussuhteen ajan sekä sen päättymisen jälkeen niin pitkään kuin on tarpeen lakisääteisen velvoitteen ja mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden ja asiakassuhteen hoitamisen vuoksi, korkeintaan kuitenkin seitsemän vuoden ajan.

Lainsäädäntö velvoittaa säilyttämään välitystoimeksiantorekisterien sisältämät henkilötiedot viisi vuotta toimeksiannon päättymisestä. Tämän jälkeen tietoja säilytetään niin pitkään kuin on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi.

Asiakaspalautteet ja reklamaatiot säilytetään, kunnes kyseinen palaute tai reklamaatio on käsitelty tai niin pitkään kuin on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi.

Miten tiedot suojataan?

Tiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Paperinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa. Sähköinen aineisto suojataan teknisin toimenpitein ja käyttöoikeudet järjestelmiin myönnetään vain niille henkilöille, joille se on työnsä tai tehtävänsä puolesta tarpeen. Huoneistokeskuksen henkilöstöä sitoo salassapitovelvollisuus. Henkilöstöä koulutetaan ja ohjeistetaan henkilötietojen lainmukaisesta käsittelystä.

Retta Group -konsernin ulkopuolisilta henkilötietojen käsittelijöiltä edellytetään riittäviä teknisiä ja organisatorisia suojaamistoimenpiteitä sekä sitoutumista salassapitovelvoitteeseen.

Mitkä ovat rekisteröidyn oikeudet?

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitteleekö rekisterinpitäjä häntä koskevia henkilötietoja. Mikäli tietoja käsitellään, on rekisteröidyllä oikeus saada jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos henkilötiedoissa on puute, virhe tai muu epätarkkuus tai mikäli tieto on vanhentunut, on rekisteröidyllä oikeus pyytää tietojensa oikaisemista.

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen tai sopimussuhteeseen, rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Tämä oikeus koskee vain automaattisesti käsiteltäviä henkilötietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus tietyissä tilanteissa rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä. Tämä oikeus on esimerkiksi tilanteessa, jossa rekisteröity kiistää henkilötietojensa oikeellisuuden tai käsittelyn lainmukaisuuden. Tällöin käsittelyä rajoitetaan tietojen oikeellisuuden ja käsittelyn lainmukaisuuden varmistamisen ajaksi.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista. Kyseinen oikeus tulee kyseeseen vain, mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta eikä tietoja tarvitse säilyttää lain perusteella. Tietoja ei siis ole mahdollista poistaa sinä aikana, kun niiden säilyttämiselle on oikeudellinen peruste.

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Rekisteröidyllä on myös aina oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi) mikäli rekisteröity katsoo, ettei rekisterinpitäjä täytä velvoitteitaan rekisterinpitäjänä tai ei muutoin noudata sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä.

Henkilötietojen käsittelyyn ja rekisteröityjen oikeuksiin liittyvissä kysymyksissä pyydämme olemaan yhteydessä sähköpostitse. Ennen tietojen toimittamista tarkistamme henkilöllisyyden.

Tätä tietosuojaselostetta on viimeksi päivitetty 1.9.2023