Tietosuojaseloste

REKISTERINPITÄJÄ
Huoneistokeskus Oy, Valimotie 9-11, 00380 Helsinki 

Rekisterin vastuuhenkilö / yhteyshenkilö 

Lakimies Panu Koskimäki tietosuoja@huoneistokeskus.fi (Avautuu uudessa välilehdessä)  

Rekisterin nimi 

Whistleblowing-ilmoituskanava  

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste 

Lakisääteinen velvoite (whistleblower-direktiivi, ilmoittajansuojalaki). Täydentävänä perusteena sopimus ja/tai oikeutettu etu. 

Rekisterin tietosisältö 

Rekisterinpitäjään liittyvien väärinkäytöshavaintojen tai -epäilyjen yhteydessä saadut henkilötiedot. Henkilötietoja voivat olla erilaiset ilmoittajan antamat tiedot, esim. ilmoittajan oma ja ilmoituksen kohteen nimi ja yhteystiedot. 

Säännönmukaiset tietolähteet 

Kaikkien tiedonlähteiden käyttö tapahtuu kyseessä olevan sovellettavan lain rajoitusten mukaisesti. 

Ensisijainen tietolähde on ilmoittaja. Tapausten käsittelyyn ja selvittämiseen liittyviä tarpeellisia tietoja voidaan hankkia tarvittaessa muualtakin. 

Tietojen säännönmukaiset luovutukset 

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille. Tietoja ei luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle.  

Tietoja voidaan joutua luovuttamaan esim. viranomaisille tai juridisille neuvonantajille. 

Rekisterin suojauksen periaatteet 

Kaikkia henkilötietoja käsitellään huolellisesti. Kun tietoja säilytetään internet-palvelimilla, fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asianmukaisesti. Tietoja voidaan käsitellä sekä ilmoituskanavassa että sen ulkopuolella. Paperiarkistoja ei ole. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että pääsy henkilötietoihin järjestään siten, että tietojen turvallisuus ja luottamuksellisuus säilyvät. Henkilötietoihin pääsevät vain työntekijät, joiden tulee työnsä vuoksi päästä ko. tietoihin.  

Ilmoituskanava on NAVEX WhistleB-järjestelmä. Järjestelmän omistajan kanssa on tehty henkilötietojen käsittelyä koskeva sopimus.  

Säilytysajat 

Tietoja säilytetään niin kauan kuin se on ilmoituksen käsittelemiseksi tarpeen, jonka jälkeen ne poistetaan ilmoituskanavasta. 

Rekisteröityjen tarkastusoikeus 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot ja oikeus pyytää tietojen korjaamista. Jos rekisteröity pyytää itseään koskevia tietoja tai tietojensa korjaamista, hänen tulee lähettää pyyntö rekisterinpitäjälle sähköpostitse tietosuoja@huoneistokeskus.fi (Avautuu uudessa välilehdessä). Mikäli tarpeen, rekisterinpitäjällä on oikeus pyytää rekisteröityä todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröityjen pyyntöihin tietosuoja-asetuksen asettamassa määräajassa (yleisesti yhden kuukauden kuluessa). 

Muut rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus mm. pyytää tietojaan poistettavaksi (“oikeus tulla unohdetuksi”). Rekisteröidyillä on myös muita Tietosuoja-asetuksesta tulevia oikeuksia. Rekisteröidyn tulee esittää pyynnöt rekisterinpitäjälle kirjallisesti osoitteeseen tietosuoja@huoneistokeskus.fi (Avautuu uudessa välilehdessä). Milloin tarpeen, rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidyn pyyntöihin Tietosuoja-asetuksen asettamassa määräajassa (yleisesti yhden kuukauden kuluessa) 

Tätä tietosuojaselostetta on viimeksi päivitetty 24.3.2025.